Un assunzione di successo si basa su una preparazione accurata e su una sequenza rigorosa di fasi, proprio come una ricetta ben eseguita. Dopo aver esaminato come scrivere un annuncio efficace e come selezionare i curriculum giusti nei nostri due precedenti articoli, passiamo ora a una fase decisiva: il colloquio di lavoro.

Mentre le prime fasi seguono una sequenza chiara e strutturata, il colloquio di lavoro richiede spesso flessibilità e adattamenti in tempo reale. Un processo di selezione può includere uno o più colloqui che mirano a coprire tre aspetti essenziali: convalidare le competenze tecniche, valutare le competenze trasversali (soft skills) e delineare gli aspetti amministrativi. Inoltre, il recruiter deve sapersi adattare al candidato, modulando l’approccio in base alle informazioni raccolte.

Ecco perché i nostri 10 consigli chiave non devono essere seguiti come una guida rigida, ma come punti di attenzione per condurre un colloquio di lavoro efficace e strutturato.

In tutto l’articolo ci riferiamo al “candidato”, ma, come in ogni annuncio di lavoro, questa formulazione include ovviamente tutte le identità di genere.

1. Mettere a proprio agio il candidato durante il colloquio di lavoro

Apparentemente semplice, questo primo consiglio può avere un impatto significativo. Dovrebbe essere la vostra priorità per due motivi: rivelare la vera personalità dei candidati e offrire un’esperienza positiva che rafforzi il desiderio del candidato selezionato di entrare a far parte del vostro team.

Diversi elementi aiutano a mettere a proprio agio il candidato durante il colloquio. Ma assicuratevi di seguire queste regole di base:

• Accogliete il professionista come fareste con un cliente o un potenziale partner: un’accoglienza cordiale riduce lo stress e favorisce un dialogo equo.
• Presentatevi e spiegate la struttura del colloquio: un quadro chiaro tranquillizza e facilita l’interazione.
• Ringraziate il candidato per il tempo dedicato: questo gesto dimostra rispetto per il suo impegno.
• Specificate che non ci sono risposte giuste o sbagliate: incoraggia l’autenticità e la trasparenza.

2. Separare il colloquio per la verifica delle competenze tecniche

La verifica delle competenze tecniche richiede la presenza di un esperto del settore – solitamente il futuro manager – in grado di porre domande mirate per valutare l’esperienza indicata nel curriculum.

L’obiettivo in questa fase non è esplorare le motivazioni alla base del percorso professionale del candidato, ma concentrarsi sulla descrizione delle esperienze precedenti. Il manager deve porre domande specifiche e approfondire ogni risposta per valutare efficacemente le competenze tecniche.

Idealmente, il tempo di parola dovrebbe essere distribuito in modo che il manager parli per il 60% e il candidato per il 40%. Tuttavia, questo equilibrio non permette una comprensione completa del profilo del candidato, quindi è consigliabile dedicare un’intera sessione a questa fase.

Se non è possibile programmare più colloqui, suggeriamo di chiarire le diverse fasi del processo durante il colloquio stesso. Ad esempio, potreste spiegare che la discussione si dividerà in due momenti: prima la presentazione del curriculum, poi l’approfondimento delle competenze tecniche.

3. Separare il colloquio per valutare le competenze trasversali (soft skills)

A differenza della verifica delle competenze tecniche, l’analisi delle competenze trasversali richiede che il candidato possa esprimersi per circa l’80% del tempo. Questo perché le capacità personali sono soggettive e il modo in cui si manifestano varia a seconda del carattere e del tipo di professione.

Questa osservazione è rafforzata dal fatto che la valutazione delle competenze comportamentali si basa spesso sull’autovalutazione e che non tutti siamo uguali quando si tratta di giudicare la nostra personalità.

In questa fase, dovreste:

• Favorire l’espressione libera: ponete domande aperte per esplorare la personalità e le motivazioni.
• Praticare l’ascolto attivo: lasciate che il candidato sviluppi le sue risposte senza interromperlo.

4. Non suggerire le risposte al candidato

A volte, per empatia, l’intervistatore può essere tentato di facilitare il compito del candidato suggerendo risposte. Questo non giova né all’azienda, che rischia di avere una percezione distorta del candidato, né al candidato, che si trova in una situazione di disagio che potrebbe compromettere le sue possibilità a lungo termine.

Lasciate ai professionisti l’opportunità di formulare le proprie soluzioni:

• Rispettate i silenzi: una pausa può aiutare il candidato a organizzare i suoi pensieri.
• Osservate le reazioni: il modo in cui un candidato gestisce una domanda complessa è un indicatore chiave delle sue competenze.

5. Verificare una competenza tramite un esempio concreto

In un colloquio, è essenziale cercare prove concrete delle capacità del candidato. Senza esempi tangibili, si rischia di affidarsi esclusivamente ad affermazioni verbali.

Per una concreta validazione delle competenze:

• Chiedete esempi specifici: “Potete descrivere una situazione in cui avete dovuto gestire un conflitto?”
• Analizzate i termini usati e prestate attenzione alle espressioni generiche: “lo faccio naturalmente”, “ogni mattina” o “generalmente” sono, ad esempio, locuzioni che dovrebbero indurvi a chiedere chiarimenti.

6. Identificare le condizioni ideali per il buon funzionamento del candidato

Ogni talento si esprime al meglio quando può sfruttare i propri punti di forza. Questo implica non solo che le mansioni corrispondano alle sue competenze professionali, ma anche che l’ambiente di lavoro sia adatto, in termini di contesto, colleghi, stile di gestione e opportunità di crescita, tra gli altri fattori.

L’elenco dei criteri è vasto, ma state tranquilli: non dovrete affrontarli tutti. Infatti, le fasi di convalida delle competenze tecniche e di valutazione delle competenze personali dovrebbero avervi già permesso di individuare i punti di forza del candidato e, di conseguenza, le condizioni ideali perché possa prosperare nel suo lavoro.

Detto ciò, se dovessero esserci incertezze, non esitate a porre domande aperte per ottenere maggiori informazioni e confermare le vostre impressioni.

7. Identificare le condizioni che potrebbero mettere il professionista a disagio

L’essere umano ha la capacità di adattarsi al proprio ambiente per evolversi. Tuttavia, alcune situazioni potrebbero richiedere maggiore sforzo per mantenere un funzionamento ottimale, riducendo così le capacità professionali.

A differenza dell’identificazione delle condizioni ideali, il racconto di un candidato non evidenzia le situazioni di disagio. Infatti, durante un colloquio, il candidato tende soprattutto a mettere in luce i suoi punti di forza, non le sue aree di miglioramento.

Non c’è nulla di sbagliato nell’avere aree di miglioramento; ciò che è interessante è capire se il candidato ne è consapevole e se sa come affrontarle per progredire:

• Adottate un atteggiamento positivo ponendo queste domande: “Tutti noi abbiamo situazioni che ci mettono a disagio…”
• Rivedete gli elementi essenziali di un ambiente di lavoro: compiti, personalità, situazioni e stile di gestione.

8. Non porre domande discriminatorie o che riguardano la sfera privata

Questo ottavo consiglio potrebbe sembrare ovvio, dato che questi argomenti sono protetti dalla legge e non sono rilevanti per la valutazione delle competenze professionali. Tuttavia, la carriera di un professionista è spesso influenzata da scelte nella sua sfera privata, e può essere tentante, anche con le migliori intenzioni, fare una domanda personale per chiarire una scelta professionale.

Siamo chiari: oltre a non rispettare il quadro legale ed etico, le domande personali possono mettere rapidamente i candidati in una situazione di disagio, andando contro il nostro primo consiglio.

Rimanete entro i limiti professionali:

• Evitate le domande personali: stato civile, salute, credenze religiose, famiglia, ecc.
• Concentratevi sulle competenze e sull’esperienza: fate domande direttamente collegate al ruolo.
• Concentratevi sull’obiettivo della domanda: invece di chiedere “Ha figli?” – Preferite: ” È disponibile per trasferte professionali?”

9. Lasciare spazio alle domande del candidato

Un colloquio è uno scambio bilaterale. L’epoca in cui il datore di lavoro aveva il potere esclusivo, e i candidati si accontentavano di avere l’opportunità di presentarsi, è finita. Oggi, il colloquio di lavoro è un’opportunità per entrambe le parti di conoscersi meglio. Per usare la metafora del nostro articolo precedente: è un po’ come un primo appuntamento.

Lasciando spazio alle domande del candidato, ne sottolineate il coinvolgimento e aprite la porta a lezioni preziose:

• Valutate l’interesse del candidato: le domande fatte possono rivelare la motivazione e la comprensione del ruolo.
• Convalidate il profilo del professionista: il tipo di domande e il modo in cui vengono poste possono confermare o smentire le competenze personali o i tratti caratteriali individuati.

10. Strutturare e concludere il colloquio di lavoro

Un colloquio di lavoro strutturato e ben condotto è cruciale per garantire una selezione di qualità. Come in cucina, ogni fase – dalla preparazione ai tocchi finali – gioca un ruolo fondamentale nel risultato finale:

• Tenete sotto controllo il tempo assegnato a ciascuna parte: dovete essere in grado di garantire il tempo adeguato a ogni fase per tutti i candidati.
• Concludete il colloquio: quando il colloquio volge al termine, è importante che tutte le parti sappiano cosa aspettarsi nelle fasi successive.
• Confermate l’interesse reciproco: chiedendo al candidato di esprimere il suo interesse il giorno successivo, sottolineate la reciprocità del processo.

Con gli ingredienti a disposizione, sta a voi preparare il vostro menu!

Adottando un approccio strutturato ma flessibile, il colloquio di lavoro diventa molto più di una semplice formalità: è un’opportunità preziosa per scoprire appieno un candidato. Seguendo questi 10 consigli, massimizzerete le possibilità di raccogliere informazioni chiave sulle competenze tecniche e comportamentali, e di farvi un’idea della personalità e del potenziale di ciascun candidato. Una buona preparazione e una condotta attenta consentono di prendere decisioni informate e coerenti con le esigenze della vostra organizzazione.

Oltre alla valutazione, un colloquio ben riuscito è anche un potente strumento per rafforzare la vostra immagine di azienda. Adottando un atteggiamento positivo e professionale, si crea un clima di fiducia che incoraggia i candidati a mostrarsi in modo autentico. Questo atteggiamento positivo e rispettoso non solo aiuta a individuare i profili più adatti, ma lascia un’impressione favorevole anche ai candidati non selezionati, rafforzando l’attrattiva della vostra organizzazione sul mercato del lavoro.

In sintesi, condurre un colloquio efficace non dipende da uno script rigido, ma da un equilibrio tra preparazione, adattamento e qualità del dialogo. Questi 10 punti di attenzione vi guideranno nella strutturazione dei colloqui lasciando spazio all’ascolto e all’interazione umana. In questo modo, non si limitano a selezionare competenze: si coltivano relazioni autentiche e durature che favoriscono il successo collettivo.

Secondo la nostra esperienza, gli affari vanno meglio quando le persone coinvolte vi si impegnano con serenità. Se volete sfruttare al meglio i colloqui di lavoro per individuare il candidato ideale e offrire un’esperienza positiva a tutti, contattate i nostri esperti di risorse umane e comunicazione per sviluppare un approccio alle risorse umane incentrato sulle persone.